kintone通知だけでなくEメールで通知
承認依頼時や承認後・差戻し時に承認者や申請者向けにkintone通知だけでなく、Eメールで通知したい。
- DeemSヘルプ
- 便利な使い方
- 通知
⇒ kintone標準機能による設定で可能です。
パターン① 全てDmSワークフローアプリで設定する
メリット：管理者による設定箇所が少ない
※ DmSワークフローアプリの「レコードの条件通知」のみ
デメリット：
- 申請者、承認者共にオペレーションが1つ増える
- アプリ毎に通知の件名等を変える事が出来ない
パターン② 全て申請元アプリで設定する
メリット：
- 申請者、承認者共にオペレーションが1つ少なくなる
- 申請者、承認者向けの通知内容を柔軟に変える事ができる
デメリット：管理者による設定箇所が多くなる
設定手順
事前に以下設定を実施して下さい。
１．「kintoneシステム管理」→「その他」→「利用する機能の選択」で以下にチェックを入れて下さい。
- 通知のメール送信機能を利用する：チェックON
- 受信設定の既定値：受信する
- REST APIの通知をメールで送信：チェックON
２．ユーザ毎に以下よりメールアドレスを設定して下さい。
「cybozu.com共通管理」→「組織とユーザーの設定」→「メールアドレス」
尚、各ユーザが「個人設定」の「メール通知」にて”受信しない”を選択している場合は、Eメールが届きませんのでご注意下さい。
パターン① 全てDmSワークフローアプリで設定する
・ワークフロー承認依頼を承認者（承認依頼先ユーザー）向けに通知を送る
・申請者までワークフローが差し戻された時に、申請者向けに通知を送る
・申請者ではなく、各Stepへワークフローが差し戻された時に、承認者向けに通知を送る
※ 上記「ワークフロー承認依頼を承認者（承認依頼先ユーザー）向けに通知を送る」を設定する事により、差戻し先承認者に通知が配信されます。
・ワークフロー承認、若しくは却下時に、申請者向けに通知を送る
⇒ 申請元アプリが増えても、追加で設定をする必要がありません。
但し、「通知の件名」や「通知の見出し」をアプリ単位で柔軟に変更する事はできません。
パターン② 全て申請元アプリで設定する
申請元アプリに「StepNo」フィールド（数値）を設置し、「DmSフォーム定義」アプリにおいて、StepNoを反映するように設定して下さい。
・ワークフロー承認依頼時、承認者（承認依頼先ユーザー）向けに通知を送る
※ 「Step」数に合わせて、上記条件を追加して下さい。
・申請者までワークフローが差し戻された時、申請者向けに通知を送る
・申請者ではなく、各Stepへワークフローが差し戻された時、承認者向けに通知を送る
※ 上記「ワークフロー承認依頼を承認者（承認依頼先ユーザー）向けに通知を送る」を設定する事により、差戻し先承認者に通知が配信されます。
・ワークフロー承認時、若しくは却下時、申請者向けに通知を送る
⇒ 申請元アプリ毎に設定する必要がありますが、通知から直接申請元アプリへ飛ぶ事ができます。
「通知の件名」や「通知の見出し」を申請元アプリの値を使って柔軟に変更する事ができます。
まとめ
承認依頼時や承認後・差戻し時に承認者や申請者向けにkintone通知だけでなく、Eメールで通知できます。