kintoneとワークフローの組み合わせで効率化を実現！

はじめに

テレワークの普及も背景に、紙とハンコでの承認プロセスからワークフローを活用した承認プロセスへ移行する企業も増えています。kintoneを業務に利用している企業においては、kintoneとワークフローの組み合わせにより、業務の効率性もさらに高まります。本稿では、kintoneとワークフローを組み合わせた効率化を実現する際に、どのようなワークフロー製品を選択すべきか、そのポイントをご紹介します。

01 注目されるワークフローシステム

テレワークの一般化や電子帳簿保存法等の法令改正もあり、脱ハンコに向けた有効な手段としてワークフローシステムへの注目が高まっています。
ワークフローシステムとは、システム上で電子的に承認プロセスを実現することができるツールであり、DXの手段の一つとしても活用できるものです。
アイティメディア社の2022年調査※によれば、63.4%の企業がワークフローシステムの導入を行っているという結果も明らかに。
ワークフローシステムの導入は企業にとって一般的な選択肢となりました。

02 kintoneとワークフローを組み合わせる効果

ワークフローシステムはどのように導入し、利用していけばよいのでしょうか。
特に、普段の業務においてkintoneを利用されている方におすすめなのが、kintoneとワークフローを組み合わせて利用する方法です。
たとえば、kintone上で見積書を作成している企業も多いのではないでしょうか。作成した見積書を取引先に提出する前に上司に承認をもらうと思いますが、この承認プロセスをkintoneから直接実施できれば、作業は効率化できます。
このようにkintoneとワークフローは相性が良く、具体的には両者の組み合わせにより以下のような効果が期待できます。

業務効率化：
　作成した書類をそのまま承認に回せる

ミス・作業漏れの防止：
　タスクの可視化やリマインドにより申請・承認を忘れない

kintoneデータの利用：
　kintone内の各種データ、マスターデータなどを承認プロセスに活用できる

03 kintoneとワークフローを組み合わせる3種類の方法

それでは、kintoneとワークフローを組み合わせて利用したい場合、どのように環境を構築すればよいのでしょうか。
kintoneでワークフローを利用する方法としては、大きく以下の3つの方法が考えられます。
以下では、これらからどのように自社にあった方法を選択するべきかご紹介します。
　
パターンA.　 kintoneの標準機能を利用する方法
パターンB.　 kintoneの拡張機能を利用する方法
パターンC. 　外部サービスを利用する方法

04 ワークフローの選び方

(1) ワークフローの分類

ワークフローを構築する際に、まず考慮するべきポイントは「どのような目的で利用するか」です。
ワークフローシステムは、その利用目的により大きく「目的特化型」と「汎用型」の2種類に分かれます。
たとえば、出張旅費精算のような特定の目的で利用する場合、「旅費計算」や「金額ごとの承認者変更」ができると便利です。
一方で、様々な用途で利用するのであれば、「フローの柔軟な設定」などの機能がより重要となります。
本稿では、より利用者が多いと思われる「汎用型」のワークフローを対象にその選び方を紹介します。

✓目的特化型
　　出張承認や経費精算など、特定の目的を実現するために特化された機能※を備えたワークフローシステム
　　※例：経路に応じて自動で電車賃を計算してくれる機能　など

✓汎用型
　　特定の目的ではなく、業務全般に利用することができるワークフローシステム

04 ワークフローの選び方

(2) 汎用型ワークフローを選ぶ際のポイント

汎用型のワークフローは、営業活動や社内稟議、調達先の決定など幅広い目的で利用されます。
会社の意思決定に関わる機密情報を扱うためセキュリティの観点も重要ですし、多様な承認プロセスを扱うために承認者や承認順序なども柔軟に設定できる必要があります。
具体的には、汎用型ワークフローを選ぶ際には以下の観点を意識するべきです。

セキュリティ：
　営業情報や顧客情報など、機密性の高い情報を預けても問題ないか

データの効率的な活用：
　ワークフローの作成において顧客情報や商品情報などをうまく活用し、効率化できるか

柔軟なフロー設定：
　利用目的に併せて、承認方法や代理承認などを柔軟に設定できるか

メンテナンス：
　組織変更などがあった場合にメンテナンスの手間がどのくらいかかるか

04 ワークフローの選び方

(3) 選定ポイントに基づく比較

kintone上でワークフローを実現する3つの方法である「A. kintone標準機能」「B. kintone拡張機能」「C. 外部サービス」について、汎用型ワークフローを選ぶうえでのポイントを踏まえて比較しました。
パターンBのkintone拡張機能を利用する方法が、セキュリティ面や機能面などに優れた選択肢といえるでしょう。

05 kintone上で動作する統合型ワークフロー「DeemS」のご紹介

当社は、kintoneの拡張機能としてkintone上で動作する統合型ワークフロー「DeemS」を提供しています。
DeemSの主な特徴は以下のとおりです。ご興味のある方は、ぜひ一度当社までお問い合わせください。

Point
✓　kintoneアプリ間をつなぐワークフローとして、複数のkintoneアプリを連携させた業務フローを構築
✓　標準機能にはない多段階申請フローやフローの条件設定など、目的に合わせて柔軟なワークフローを実現
✓　kintone内で動作するため、セキュリティ面でも安心

アプリを連携させたフローを実現
組織と合わせた承認経路設定
承認履歴管理により監査対応も実現