失敗しないタスク管理のコツ

はじめに

仕事をする上で必須ともいえるタスク管理。一方で、ツールを利用したタスク管理によくあるのが「タスクが最新化されていない」「細かいタスクを登録しすぎてしまう」といった課題です。
そこで当社では「ワークフローとタスク管理の組み合わせ」により効率的なタスク管理を実現する方法を提案しています。
本稿では、kintone上でワークフローとタスク管理を組み合わせる方法についてご紹介します。

01 仕事をする上で必要となるタスク管理

ビジネスにおける最も基本的なスキルのひとつともいえるタスク管理。
営業のアポイントメント、報告資料の作成、請求書の送付、契約手続き・・・など、日々の業務は多くのタスクから成り立っています。
自分が受け持っている作業内容や期限を把握するためにも、日々の仕事の中でタスクを管理していくことは有効です。
タスクを管理する方法として、以下のようなツールを利用しているという方も多いのではないでしょうか？

・Excelやメモ帳などでのタスク管理
・タスク管理専用ツールの活用
・プロジェクト管理ツールなどの機能を活用

02 タスク管理のよくある課題

一方で、必ずしもうまくいかないのがタスク管理です。
ツールなどを利用してタスク管理を始めたものの、以下のような問題が生じてしまううまくいかないことも。
結局、ツールの利用をやめてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか？

× 細かいタスクを登録しすぎて、タスク管理自体に負荷がかかってしまう
× タスク管理への登録漏れや、完了したタスクの消し忘れが多く最新状態となっていない
× メモ書き程度のものと重要なタスクとの見分けがつかなくなり、結局使わなくなる

【Point】
当社では、これらの事態を解消するためには「ワークフローとタスクを紐づける」方法が有効ではないかと考えています。
ワークフローとタスクを紐づけて管理する方法について、以下では詳しくご紹介します。

03 ワークフローにタスク管理を組み込むことで解決！

(1) 「ワークフローでタスク管理」とは？

「ワークフローにタスク管理を組み込む」とは、具体的にどのようなことなのでしょうか？
皆さんが実施している業務の多くは、最終的に上長の承認を得るための過程として実施していると思います。
そこで、それぞれの承認に向け、ワークフローの申請前までに実施すべきタスクをリスト化し、ワークフローにあらかじめ設定します。
担当者の方はタスクの実施状況をワークフローへ登録。
タスクが完了していなければワークフローで承認を回せないようにします。
これにより、必然的にやらなければならないタスクを管理していくことができます。

03 ワークフローにタスク管理を組み込むことで解決！

(2) ワークフロー上でのタスク管理イメージ

ここでは、見積書の承認申請を例に、ワークフロー上でタスクを管理する流れを紹介します。

[見積書申請に必要なタスクの設定]
　見積書の申請ワークフローを設定する際に、見積書の申請において必要となる作業をタスクとして登録します。
　※タスクの例：金額の妥当性チェック、提出先の名称等の確認、・・・
　↓
[タスクの実施状況登録]
　担当者は、ワークフローで申請を行う前に各タスクの実施状況をチェック。
　ワークフローにてタスクの消込を行います。
　↓
[申請＆承認]
　タスクの消込が完了したら、ワークフローで申請を行います。
　上司は、タスクの完了状況も踏まえて承認を行います。

03 ワークフローにタスク管理を組み込むことで解決！

(3) ワークフロー上でタスク管理を行うメリット

ワークフロー上でタスク管理を行うことにより、担当者・上司・経営層いずれにおいてもメリットがあります。

[担当者]
・タスクの確認漏れがなくなり作業忘れを防ぐことができる
・承認依頼の内容に問題がないか事前にチェックを行える

[上司]
・部下からの申請内容がより正確なものとなるため、承認の差し戻しが減る
・差し戻しを行う際にも、具体的に何ができていないかを指示しやすくなる

[経営層]
・従業員が実施すべきタスクを会社が期待するワークフローに沿って明確化できる

04 kintone上で動作する統合型ワークフロー「DeemS」のご紹介

当社では、このような「ワークフローにタスク管理を組み込む」という考えの元、kintoneプラグインである統合型ワークフロー「DeemS」を提供しています。
Deemsでは、ワークフローの各プロセスにおいてタスクを管理できる機能を用意。
承認前に実施しなければならないタスクを設定しておき、タスクが完了していなければ承認を依頼できないように制御できます。
これにより、タスク管理によくある「更新・確認漏れ」という課題を解決。業務に役立つツールとして活用できます。
会社が期待するワークフローに沿った形でタスクを明確化できるため、従業員が実施すべきタスクの意識付けにもつながります。